Het nut van Content Management

CMS staat voor Content Management Systeem. Content Management is het proces van het verzamelen/creëren, het beheren en het publiceren van content (zoals artikelen, meningen en nieuwsfeiten maar ook audio, video en beeldmateriaal). Een content management systeem automatiseert dit proces.

In de afgelopen jaren is het gebruik van het Internet explosief toegenomen. In eerste instantie was het Internet bedoeld als informatiemedium voor het leger. Nadat ook bedrijven toegang kregen tot het Internet veranderde de insteek. De eerste websites van bedrijven werden met name gebruikt voor het online zetten van de visitekaartjes van deze bedrijven. Deze vorm van het gebruikmaken van het Internet is voor bedrijven de oudste vorm. De bedrijfsinformatie wordt als ‘platte’ site geplaatst. Dit wil zeggen dat er eenmalig gekozen wordt voor content die vervolgens niet of nauwelijks wordt aangepast. Het bedrijf wil in dit geval puur ‘aanwezig’ zijn op het Internet omdat dat ‘nu eenmaal zo hoort’. Voorbeelden van dit soort sites zijn legio te vinden op het Internet. Het zijn de sites die alleen maar bedrijfsgegevens bevatten.

Wat is content management?

Tegenwoordig wordt het Internet steeds meer gebruikt voor het ondersteunen van bedrijfsprocessen, waarbij communicatie een belangrijke rol speelt. Hieronder worden drie manieren beschreven waarop het Internet gebruikt kan worden.

  1. Informatieplatform
    Een bedrijf zet een site op met specifieke informatie. Dit kan informatie over specifieke onderwerpen zijn (bv muziek, zie Sky Radio), of een range van onderwerpen (discussiefora). Dit soort sites hebben als doel informatie te verschaffen en kunnen ook interactief zijn.
  2. Procesondersteuning
    Een bedrijf kan het Internet en daarmee haar website, gebruiken als ondersteuning van processen. Men kan hier denken aan e-commerce sites waarmee de verkoop van producten wordt ondersteund. Tevens kan via extranetten een project ondersteund worden door het delen van documenten.
  3. Strategisch hulpmiddel
    Een website kan gebruikt worden als strategisch hulpmiddel. Hierbij kan men denken aan het bevorderen van de verkoop, het bevorderen van de klantencontacten doordat men weet wat de klanten willen (bv via een suggestiebox, of het ‘tracken’ van de bezoekers), het uitdragen van het imago / merk en het uitdragen en verkrijgen van kennis. Indien men de site als strategisch hulpmiddel gebruikt ontstaat er een grote interactie met de Bezoeker.

Aangezien het up-to-date houden van een website, bij de verschillende manieren van gebruikmaken van het Internet zoals hierboven beschreven, steeds belangrijker wordt, moeten de websites onderhouden worden. Content management laat zich omschrijven als: het maken, beheren, plaatsen en presenteren van content op een website.

Waarom content management?

Content management is noodzakelijk om een dynamische website up-to-date te houden. In principe zijn er twee methodes om een website up-to-date te houden: de traditionele wijze en via een content management systeem.

De traditionele wijze
De traditionele manier waarop een website wordt onderhouden is zonder gebruik te maken van een content management systeem. Een toevoeging of aanpassing aan een website wordt dan op de volgende wijze onderhouden:

  1. Er wordt gesignaleerd dat er een aanpassing of toevoeging aan een website noodzakelijk is.
  2. Een Redacteur schrijft het nieuwe artikel.
  3. Er wordt een aanvraag gedaan bij de technische partij om het artikel online te zetten.
  4. De technische partij maakt een planning.
  5. De technische partij doet de uitvoering.
    1. Het artikel wordt in de HTML van de site geplaatst
    2. De nieuwe pagina wordt via FTP ge-upload naar de site.
  6. Als een redacteur genoeg technische kennis heeft, zou hij dit zelf kunnen doen, maar de praktijk wijst uit dat over het algemeen een technische partij (persoon) wordt ingeschakeld.
  7. De aanpassing die door de technische partij is gedaan wordt door de redactie gecontroleerd. Indien dit niet correct is moet men terug naar stap drie of eerder.
  8. De aanpassing is voltooid.

Nadelen traditionele wijze:

  • het kost veel tijd
  • het kost veel geld
  • grotere kans op fouten
  • vormgeving kan door fouten aangetast worden

Via een Content Management Systeem

Als gebruikgemaakt wordt van een Content Management Systeem kan de redacteur zelf toevoegingen of aanpassingen doen. Een toevoeging of aanpassing aan een website wordt dan op de volgende wijze onderhouden:

  1. Er wordt gesignaleerd dat er een aanpassing of toevoeging aan een website noodzakelijk is.
  2. Een redacteur schrijft het nieuwe artikel.
  3. De redacteur maakt de aanpassing in het CMS.
  4. De aanpassing wordt gecontroleerd. Indien dit niet correct is moet men terug naar stap 3 of eerder.
  5. De aanpassing is voltooid.

De voordelen van het gebruik van een webgebaseerd Content Management Systeem:

  • gemakkelijk up-to-date te houden
  • bewaking van vormgeving
  • duidelijke rolverdeling
  • geintegreerd Versiebeheer
  • mogelijkheid tot Workflow
  • werkplek-onafhankelijk kunnen raadplegen en wijzigingen

Samenvattend

Content management is het maken, beheren, plaatsen en presenteren van content op een website. Om een dynamische website up-to-date te houden zijn er twee mogelijke manieren: de traditionele manier en via een content management systeem. De traditionele manier is ten opzichte van een content management systeem een stuk trager, duurder en minder zorgvuldig.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *