Intranet: hoe motiveert u uw medewerkers?

Veel organisaties zetten het intranet in om de interne communicatie in goede banen te leiden. De nieuwsbrief wordt erop gezet, werkprocessen, notulen, telefoonlijsten et cetera. De voordelen van intranet zijn evident. Toch wordt het intranet nog lang niet altijd optimaal gebruikt. Hoe kan dat? En belangrijker nog: hoe zorgt u ervoor dat mensen het intranet gaan gebruiken?

Oorzaken van een impopulair intranet

Veel intranetten lijden aan een gebrek aan zinvolle content. Staat er wel veel content op, dan is deze soms lastig te vinden doordat de structuur niet deugt. Soms biedt het intranet te weinig interactie en is het niet aantrekkelijk vormgegeven. Oorzaken genoeg dus. Maar wat nu als dit allemaal wel in orde is? Hoe motiveert u dan uw sceptische collega?

Oplossing: gemak, snelheid, actualiteit

Het idee van een intranet spreekt veel mensen wel aan. Sommigen kunnen dan ook niet meer zonder. Toch moeten veel mensen nog wennen aan het gebruik ervan. Globaal gesproken zijn er een paar grote motivatoren: gemak, snelheid en actualiteit. Speel daar op in. Maar er zijn concretere adviezen:
  • Vertel de echte sceptici via de oude, ‘papieren’ weg wat er op het net te vinden is én hoe ze dat kunnen vinden.
  • Zorg ervoor dat er dagelijks relevant nieuws op het net te vinden is.
  • Breng het intranet en de informatie die erop staat steeds weer onder de aandacht. En dan via andere middelen, bijvoorbeeld via vergaderingen, de mail, prikborden of het videojournaal. Als iets op het intranet is gezet, betekent dat immers niet dat mensen het ook lezen.
  • Zet veel ‘praktische’ informatie op het intranet. Informatie die medewerkers vaak nodig hebben. Bijvoorbeeld de adressen en routebeschrijvingen van klanten of andere bedrijfspanden, het menu van de kantine of de agenda van de manager.
  • Plaats veel informatie op het intranet die voorheen moeilijk en op zeer verschillende plaatsen te bereiken was. Denk hierbij aan handboeken en notulen.
  • Vraag u steeds af of intranet wel het juiste medium is om bepaalde informatie te verspreiden. Persoonlijke gesprekken blijven nodig. En, omdat iedereen vaak al de hele dag achter de computer zit, vindt men het ook wel eens prettig iets uit de mond van iemand te horen of gewoon op papier te lezen.
  • Als intranet vooral wordt ingezet ter vervanging van bestaande middelen, zorg er dan voor dat al die andere middelen ook echt verdwijnen.
  • Maak een goede startpagina met duidelijke ingangen naar verschillende typen informatie. Bijvoorbeeld een ingang met werkprocessen, met afdelingsnieuws, personeelszaken.
  • Zorg voor een eenduidige vormgeving en structurering. Iedere afdelings- of projectpagina moet bijvoorbeeld op dezelfde manier zijn opgezet, zodat de beschikbare informatie op dezelfde manier ontsloten wordt.
  • Plaats iets leuks op het intranet. Bijvoorbeeld de lengte van de rij bij de kantine, een enquête waar men direct de uitleg krijgt of een wekelijkse column van het hoofd van de afdeling.
  • Zijn uw collega’s nu nog niet gemotiveerd, dan kunt u proberen om de computers bij iedereen op te laten starten met de nieuwspagina van het intranet.

Bron: www.hvds.nl

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *