Berichten

Intranet als ideaal communicatiemiddel

Intranet als ideaal communicatiemiddel

Intranet wordt geprezen als medium voor interne communicatie. Toch zijn de resultaten, gemeten via een medewerker tevredenheidsonderzoek bijvoorbeeld vaak teleurstellend. In dit artikel worden de mythen van Intranet van nabij bekeken.

Van nabij bekeken blijkt de interne communicatie minder afhankelijk van het alom geprezen medium dan van communicatie rond de dagelijkse werkzaamheden. Het imago van intranet is positiever dan de resultaten. Ligt het aan de inzet van het medium, zijn de verwachtingen te hoog of is er meer aan de hand?

Intranet als communicatiemedium

Intranet wordt geprezen als communicatiemedium. De mogelijkheden die de technologie bieden zijn ook eindeloos. Snelle en actuele berichtgeving, bewegend beeld en geluid op de werkplek van de medewerker.

Techniek is echter niet een kritische succesfactor. De betere nieuwssites op het Internet zijn succesvol omdat de informatie door de bezoeker relevant gevonden wordt. De inhoud gaat boven de vorm. En de bezoeker wil graag komen als de inhoud maar relevant is. Intranet als nieuws- en communicatiemedium binnen organisaties is vaak een spreekbuis van de directie en de informatie is gefilterd door een communicatieafdeling. Berichten worden eerst door een goedkeuringsmolen heen gehaald. De betrokkenheid van de medewerkers met de berichtgeving is laag en de nieuwtjes zijn vaak vele malen langzamer dan de gesprekken in de rookkamer of bij het kopieerapparaat. De mogelijkheden van het medium zijn vaak beperkt in de inzet. De IT-afdeling heeft de browser beperkt in de ondersteuning door andere plug in programma’s zoals Flash. Als een bericht fraai zou kunnen worden opgewaardeerd door techniek, dan kan het niet. De eerste mythe van het medium als snel, flitsend en actueel is om zeep geholpen. 

Intranet: Push of pull communicatie

Medewerkers gaan niet op zoek, naar informatie over het bedrijf, de zogenaamd motiverende communicatie. De interne communicatie gaat over de nieuwe campagne en het merk, over huisstijlregels en de kunst die in de hal van het hoofdkantoor hangt. En de visie van de directie. Deze communicatie wordt dus gepushed. De medewerker gaat wel op zoek, pull, naar zaken die één op één met hun werkactiviteiten te maken hebben. Die staan vaak niet op een intranetomgeving, maar lijken anders en met een eigen naam in een mooie afkorting zoals CliProN (Clienten Profielen Net). Daarin staan dan bijvoorbeeld cliëntprofielen, prijzen, procedures en proces omschrijvingen. Het is een mythe dat medewerkers gepushde motiverende communicatie, mooie toelichtende strategische stukken, opzoeken op het intranet. 

Intranet: Complexe oplossing

Communicatiemedewerkers staan voor een onmogelijke taak. Lijnmedewerkers willen graag hun werk doen, maar zijn niet tot nauwelijks geïnteresseerd in strategische en visionaire zaken die ze aangereikt krijgen. Directies en managementteams begrijpen niet dat het de eenvoudige vraag ‘de medewerkers te informeren’ of ‘gewenste acties bij de medewerkers tot stand te brengen’ een complexe communicatiebenadering vraagt. Een eenvoudige vraag kent vaak een complex antwoord. Het management kijkt nauwelijks naar inhoud en is vooral bezig met managen. Tijdens het managen zijn interne media zijn wegbezuinigd, moeten lijnmedewerkers steeds productiever werken, is het aantal ervaren en seniore medewerkers naar nul teruggebracht en zijn er minder communicatiemedewerkers dan opdrachten. Omdat een strategische vraag eenvoudig kan worden geformuleerd wilt niet zeggen dat de aanpak ook eenvoudig is.

Complexe communicatievraagstellingen vragen een aanpak die met communicatieprogramma’s moet worden beantwoordt. Programma’s moeten ook via de lijn worden gecommuniceerd, dus in teamoverleg. En ook via de interne papieren media en via het intranet. De boodschap moet in diverse verpakkingen op diverse manieren worden verspreid. De boodschappen moeten gedurende een langere periode worden gestuurd. Herhaling is het sleutelwoord. De bruikbaarheidmythe van het intranet als prikbord van de directie is achterhaalt.