Berichten

Intranet

Dat veel werknemers onder werktijd op sites als twitter en facebook rond surfen is een publiek geheim. De aantrekking van dit soort sociale sites is zeer groot en biedt bedrijven en instellingen kansen die voorheen onbenut bleven. Intranet 2.0 kan uw organisatie een social network platform bieden waar uw werknemers op een veilige afgeschermde omgeving met elkaar communiceren en ideeën ontwikkelen die ten goede komen van de productiviteit en innovatie.

Jeremy Burton zegt in zijn blog op ZDNet dat: ‘De drang voor de meeste mensen sterker is om rond te hangen op sites als Facebook om in contact te komen met andere en zaken te delen, dan elk moment te besteden aan het ‘productactief zijn’. Werknemers vinden altijd wel een manier om hiermee toch bezig te zijn tijdens werktijden.
De voordelen van een intranet zijn in 2 categorieën in te delen
1. Directe voordelen
2. Indirecte voordelen

Directe voordelen zijn bijvoorbeeld de kosten besparing die u aan het eind van het jaar in het jaarrapport kunt aflezen, indirecte voordelen zijn voordelen zoals het verbeteren van het sociale en moraal gedrag van uw werknemers
Direct zichtbare voordelen
• Kosten besparingen
• Betere relatie met uw klanten dankzij CRM (Customer Relationship Management) waardoor u afzet groter is.
• Meer expertise werknemers door het gezamenlijk ontwikkelen van handboeken etc.
Indirecte voordelen
• Kennisdeling verbeterd doordat werknemers gezamelijk handboeken ontwikkelen.
• Verbeterde interne communicatie
• Verbeterde interne samenwerking
• Verbeterde tevredenheid en dienstverband van werknemers
• Verminderde email lasten.
• Werknemers kunnen vertrouwde netwerken en fora’s aanmaken en geven hen meer controle over de informatie.
• Beveiliging van bedrijfskritieke informatie door een discussie binnen de firewall te houden
• Social networking op het intranet moedigt de werknemer aan om hier ook daadwerkelijk te gaan maken van dit intranet.
Andere voordelen van een intranet zijn
• Technisch superieur product
• Bied multimedia content aan.
• Meer samenwerking op het gebied van kennis door middel van ‘peer-to-peer’ contacts
• Verbetering van R&D als gevolg van brede samenwerking

Intranet als ideaal communicatiemiddel

Intranet als ideaal communicatiemiddel

Intranet wordt geprezen als medium voor interne communicatie. Toch zijn de resultaten, gemeten via een medewerker tevredenheidsonderzoek bijvoorbeeld vaak teleurstellend. In dit artikel worden de mythen van Intranet van nabij bekeken.

Van nabij bekeken blijkt de interne communicatie minder afhankelijk van het alom geprezen medium dan van communicatie rond de dagelijkse werkzaamheden. Het imago van intranet is positiever dan de resultaten. Ligt het aan de inzet van het medium, zijn de verwachtingen te hoog of is er meer aan de hand?

Intranet als communicatiemedium

Intranet wordt geprezen als communicatiemedium. De mogelijkheden die de technologie bieden zijn ook eindeloos. Snelle en actuele berichtgeving, bewegend beeld en geluid op de werkplek van de medewerker.

Techniek is echter niet een kritische succesfactor. De betere nieuwssites op het Internet zijn succesvol omdat de informatie door de bezoeker relevant gevonden wordt. De inhoud gaat boven de vorm. En de bezoeker wil graag komen als de inhoud maar relevant is. Intranet als nieuws- en communicatiemedium binnen organisaties is vaak een spreekbuis van de directie en de informatie is gefilterd door een communicatieafdeling. Berichten worden eerst door een goedkeuringsmolen heen gehaald. De betrokkenheid van de medewerkers met de berichtgeving is laag en de nieuwtjes zijn vaak vele malen langzamer dan de gesprekken in de rookkamer of bij het kopieerapparaat. De mogelijkheden van het medium zijn vaak beperkt in de inzet. De IT-afdeling heeft de browser beperkt in de ondersteuning door andere plug in programma’s zoals Flash. Als een bericht fraai zou kunnen worden opgewaardeerd door techniek, dan kan het niet. De eerste mythe van het medium als snel, flitsend en actueel is om zeep geholpen. 

Intranet: Push of pull communicatie

Medewerkers gaan niet op zoek, naar informatie over het bedrijf, de zogenaamd motiverende communicatie. De interne communicatie gaat over de nieuwe campagne en het merk, over huisstijlregels en de kunst die in de hal van het hoofdkantoor hangt. En de visie van de directie. Deze communicatie wordt dus gepushed. De medewerker gaat wel op zoek, pull, naar zaken die één op één met hun werkactiviteiten te maken hebben. Die staan vaak niet op een intranetomgeving, maar lijken anders en met een eigen naam in een mooie afkorting zoals CliProN (Clienten Profielen Net). Daarin staan dan bijvoorbeeld cliëntprofielen, prijzen, procedures en proces omschrijvingen. Het is een mythe dat medewerkers gepushde motiverende communicatie, mooie toelichtende strategische stukken, opzoeken op het intranet. 

Intranet: Complexe oplossing

Communicatiemedewerkers staan voor een onmogelijke taak. Lijnmedewerkers willen graag hun werk doen, maar zijn niet tot nauwelijks geïnteresseerd in strategische en visionaire zaken die ze aangereikt krijgen. Directies en managementteams begrijpen niet dat het de eenvoudige vraag ‘de medewerkers te informeren’ of ‘gewenste acties bij de medewerkers tot stand te brengen’ een complexe communicatiebenadering vraagt. Een eenvoudige vraag kent vaak een complex antwoord. Het management kijkt nauwelijks naar inhoud en is vooral bezig met managen. Tijdens het managen zijn interne media zijn wegbezuinigd, moeten lijnmedewerkers steeds productiever werken, is het aantal ervaren en seniore medewerkers naar nul teruggebracht en zijn er minder communicatiemedewerkers dan opdrachten. Omdat een strategische vraag eenvoudig kan worden geformuleerd wilt niet zeggen dat de aanpak ook eenvoudig is.

Complexe communicatievraagstellingen vragen een aanpak die met communicatieprogramma’s moet worden beantwoordt. Programma’s moeten ook via de lijn worden gecommuniceerd, dus in teamoverleg. En ook via de interne papieren media en via het intranet. De boodschap moet in diverse verpakkingen op diverse manieren worden verspreid. De boodschappen moeten gedurende een langere periode worden gestuurd. Herhaling is het sleutelwoord. De bruikbaarheidmythe van het intranet als prikbord van de directie is achterhaalt.

Intranet: hoe motiveert u uw medewerkers?

Veel organisaties zetten het intranet in om de interne communicatie in goede banen te leiden. De nieuwsbrief wordt erop gezet, werkprocessen, notulen, telefoonlijsten et cetera. De voordelen van intranet zijn evident. Toch wordt het intranet nog lang niet altijd optimaal gebruikt. Hoe kan dat? En belangrijker nog: hoe zorgt u ervoor dat mensen het intranet gaan gebruiken?

Oorzaken van een impopulair intranet

Veel intranetten lijden aan een gebrek aan zinvolle content. Staat er wel veel content op, dan is deze soms lastig te vinden doordat de structuur niet deugt. Soms biedt het intranet te weinig interactie en is het niet aantrekkelijk vormgegeven. Oorzaken genoeg dus. Maar wat nu als dit allemaal wel in orde is? Hoe motiveert u dan uw sceptische collega?

Oplossing: gemak, snelheid, actualiteit

Het idee van een intranet spreekt veel mensen wel aan. Sommigen kunnen dan ook niet meer zonder. Toch moeten veel mensen nog wennen aan het gebruik ervan. Globaal gesproken zijn er een paar grote motivatoren: gemak, snelheid en actualiteit. Speel daar op in. Maar er zijn concretere adviezen:
  • Vertel de echte sceptici via de oude, ‘papieren’ weg wat er op het net te vinden is én hoe ze dat kunnen vinden.
  • Zorg ervoor dat er dagelijks relevant nieuws op het net te vinden is.
  • Breng het intranet en de informatie die erop staat steeds weer onder de aandacht. En dan via andere middelen, bijvoorbeeld via vergaderingen, de mail, prikborden of het videojournaal. Als iets op het intranet is gezet, betekent dat immers niet dat mensen het ook lezen.
  • Zet veel ‘praktische’ informatie op het intranet. Informatie die medewerkers vaak nodig hebben. Bijvoorbeeld de adressen en routebeschrijvingen van klanten of andere bedrijfspanden, het menu van de kantine of de agenda van de manager.
  • Plaats veel informatie op het intranet die voorheen moeilijk en op zeer verschillende plaatsen te bereiken was. Denk hierbij aan handboeken en notulen.
  • Vraag u steeds af of intranet wel het juiste medium is om bepaalde informatie te verspreiden. Persoonlijke gesprekken blijven nodig. En, omdat iedereen vaak al de hele dag achter de computer zit, vindt men het ook wel eens prettig iets uit de mond van iemand te horen of gewoon op papier te lezen.
  • Als intranet vooral wordt ingezet ter vervanging van bestaande middelen, zorg er dan voor dat al die andere middelen ook echt verdwijnen.
  • Maak een goede startpagina met duidelijke ingangen naar verschillende typen informatie. Bijvoorbeeld een ingang met werkprocessen, met afdelingsnieuws, personeelszaken.
  • Zorg voor een eenduidige vormgeving en structurering. Iedere afdelings- of projectpagina moet bijvoorbeeld op dezelfde manier zijn opgezet, zodat de beschikbare informatie op dezelfde manier ontsloten wordt.
  • Plaats iets leuks op het intranet. Bijvoorbeeld de lengte van de rij bij de kantine, een enquête waar men direct de uitleg krijgt of een wekelijkse column van het hoofd van de afdeling.
  • Zijn uw collega’s nu nog niet gemotiveerd, dan kunt u proberen om de computers bij iedereen op te laten starten met de nieuwspagina van het intranet.

Bron: www.hvds.nl

interwerk

Interwerk

 

De activiteiten van Interwerk zijn: advies,detachering en training. Interwerk is de partner voor het professionaliseren van de gemeentelijke organisatie.

DVB MEDIA heeft de opdracht gekregen het nieuwe SharePoint intranet in te richten inclusief een maatwerk tijdschrijfapplicatie (Microsoft .Net) voor het online bijhouden en insturen van gewerkte uren (weekstaten en urenstaten).

Daarnaast zijn er ook diverse koppelingen gemaakt met CRM-tools en ERP-software.

   

Zie ook onze websites:
http://intranet.pagina.nl
www.kennisdelen.com

Pagina's

Intranet

Dat veel werknemers onder werktijd op sites als twitter en facebook rond surfen is een publiek geheim. De aantrekking van dit soort sociale sites is zeer groot en biedt bedrijven en instellingen kansen die voorheen onbenut bleven. Intranet 2.0 kan uw organisatie een social network platform bieden waar uw werknemers op een veilige afgeschermde omgeving met elkaar communiceren en ideeën ontwikkelen die ten goede komen van de productiviteit en innovatie.

Jeremy Burton zegt in zijn blog op ZDNet dat: ‘De drang voor de meeste mensen sterker is om rond te hangen op sites als Facebook om in contact te komen met andere en zaken te delen, dan elk moment te besteden aan het ‘productactief zijn’. Werknemers vinden altijd wel een manier om hiermee toch bezig te zijn tijdens werktijden.
De voordelen van een intranet zijn in 2 categorieën in te delen
1. Directe voordelen
2. Indirecte voordelen

Directe voordelen zijn bijvoorbeeld de kosten besparing die u aan het eind van het jaar in het jaarrapport kunt aflezen, indirecte voordelen zijn voordelen zoals het verbeteren van het sociale en moraal gedrag van uw werknemers
Direct zichtbare voordelen
• Kosten besparingen
• Betere relatie met uw klanten dankzij CRM (Customer Relationship Management) waardoor u afzet groter is.
• Meer expertise werknemers door het gezamenlijk ontwikkelen van handboeken etc.
Indirecte voordelen
• Kennisdeling verbeterd doordat werknemers gezamelijk handboeken ontwikkelen.
• Verbeterde interne communicatie
• Verbeterde interne samenwerking
• Verbeterde tevredenheid en dienstverband van werknemers
• Verminderde email lasten.
• Werknemers kunnen vertrouwde netwerken en fora’s aanmaken en geven hen meer controle over de informatie.
• Beveiliging van bedrijfskritieke informatie door een discussie binnen de firewall te houden
• Social networking op het intranet moedigt de werknemer aan om hier ook daadwerkelijk te gaan maken van dit intranet.
Andere voordelen van een intranet zijn
• Technisch superieur product
• Bied multimedia content aan.
• Meer samenwerking op het gebied van kennis door middel van ‘peer-to-peer’ contacts
• Verbetering van R&D als gevolg van brede samenwerking

Intranet als ideaal communicatiemiddel

Intranet als ideaal communicatiemiddel

Intranet wordt geprezen als medium voor interne communicatie. Toch zijn de resultaten, gemeten via een medewerker tevredenheidsonderzoek bijvoorbeeld vaak teleurstellend. In dit artikel worden de mythen van Intranet van nabij bekeken.

Van nabij bekeken blijkt de interne communicatie minder afhankelijk van het alom geprezen medium dan van communicatie rond de dagelijkse werkzaamheden. Het imago van intranet is positiever dan de resultaten. Ligt het aan de inzet van het medium, zijn de verwachtingen te hoog of is er meer aan de hand?

Intranet als communicatiemedium

Intranet wordt geprezen als communicatiemedium. De mogelijkheden die de technologie bieden zijn ook eindeloos. Snelle en actuele berichtgeving, bewegend beeld en geluid op de werkplek van de medewerker.

Techniek is echter niet een kritische succesfactor. De betere nieuwssites op het Internet zijn succesvol omdat de informatie door de bezoeker relevant gevonden wordt. De inhoud gaat boven de vorm. En de bezoeker wil graag komen als de inhoud maar relevant is. Intranet als nieuws- en communicatiemedium binnen organisaties is vaak een spreekbuis van de directie en de informatie is gefilterd door een communicatieafdeling. Berichten worden eerst door een goedkeuringsmolen heen gehaald. De betrokkenheid van de medewerkers met de berichtgeving is laag en de nieuwtjes zijn vaak vele malen langzamer dan de gesprekken in de rookkamer of bij het kopieerapparaat. De mogelijkheden van het medium zijn vaak beperkt in de inzet. De IT-afdeling heeft de browser beperkt in de ondersteuning door andere plug in programma’s zoals Flash. Als een bericht fraai zou kunnen worden opgewaardeerd door techniek, dan kan het niet. De eerste mythe van het medium als snel, flitsend en actueel is om zeep geholpen. 

Intranet: Push of pull communicatie

Medewerkers gaan niet op zoek, naar informatie over het bedrijf, de zogenaamd motiverende communicatie. De interne communicatie gaat over de nieuwe campagne en het merk, over huisstijlregels en de kunst die in de hal van het hoofdkantoor hangt. En de visie van de directie. Deze communicatie wordt dus gepushed. De medewerker gaat wel op zoek, pull, naar zaken die één op één met hun werkactiviteiten te maken hebben. Die staan vaak niet op een intranetomgeving, maar lijken anders en met een eigen naam in een mooie afkorting zoals CliProN (Clienten Profielen Net). Daarin staan dan bijvoorbeeld cliëntprofielen, prijzen, procedures en proces omschrijvingen. Het is een mythe dat medewerkers gepushde motiverende communicatie, mooie toelichtende strategische stukken, opzoeken op het intranet. 

Intranet: Complexe oplossing

Communicatiemedewerkers staan voor een onmogelijke taak. Lijnmedewerkers willen graag hun werk doen, maar zijn niet tot nauwelijks geïnteresseerd in strategische en visionaire zaken die ze aangereikt krijgen. Directies en managementteams begrijpen niet dat het de eenvoudige vraag ‘de medewerkers te informeren’ of ‘gewenste acties bij de medewerkers tot stand te brengen’ een complexe communicatiebenadering vraagt. Een eenvoudige vraag kent vaak een complex antwoord. Het management kijkt nauwelijks naar inhoud en is vooral bezig met managen. Tijdens het managen zijn interne media zijn wegbezuinigd, moeten lijnmedewerkers steeds productiever werken, is het aantal ervaren en seniore medewerkers naar nul teruggebracht en zijn er minder communicatiemedewerkers dan opdrachten. Omdat een strategische vraag eenvoudig kan worden geformuleerd wilt niet zeggen dat de aanpak ook eenvoudig is.

Complexe communicatievraagstellingen vragen een aanpak die met communicatieprogramma’s moet worden beantwoordt. Programma’s moeten ook via de lijn worden gecommuniceerd, dus in teamoverleg. En ook via de interne papieren media en via het intranet. De boodschap moet in diverse verpakkingen op diverse manieren worden verspreid. De boodschappen moeten gedurende een langere periode worden gestuurd. Herhaling is het sleutelwoord. De bruikbaarheidmythe van het intranet als prikbord van de directie is achterhaalt.

Intranet: hoe motiveert u uw medewerkers?

Veel organisaties zetten het intranet in om de interne communicatie in goede banen te leiden. De nieuwsbrief wordt erop gezet, werkprocessen, notulen, telefoonlijsten et cetera. De voordelen van intranet zijn evident. Toch wordt het intranet nog lang niet altijd optimaal gebruikt. Hoe kan dat? En belangrijker nog: hoe zorgt u ervoor dat mensen het intranet gaan gebruiken?

Oorzaken van een impopulair intranet

Veel intranetten lijden aan een gebrek aan zinvolle content. Staat er wel veel content op, dan is deze soms lastig te vinden doordat de structuur niet deugt. Soms biedt het intranet te weinig interactie en is het niet aantrekkelijk vormgegeven. Oorzaken genoeg dus. Maar wat nu als dit allemaal wel in orde is? Hoe motiveert u dan uw sceptische collega?

Oplossing: gemak, snelheid, actualiteit

Het idee van een intranet spreekt veel mensen wel aan. Sommigen kunnen dan ook niet meer zonder. Toch moeten veel mensen nog wennen aan het gebruik ervan. Globaal gesproken zijn er een paar grote motivatoren: gemak, snelheid en actualiteit. Speel daar op in. Maar er zijn concretere adviezen:
  • Vertel de echte sceptici via de oude, ‘papieren’ weg wat er op het net te vinden is én hoe ze dat kunnen vinden.
  • Zorg ervoor dat er dagelijks relevant nieuws op het net te vinden is.
  • Breng het intranet en de informatie die erop staat steeds weer onder de aandacht. En dan via andere middelen, bijvoorbeeld via vergaderingen, de mail, prikborden of het videojournaal. Als iets op het intranet is gezet, betekent dat immers niet dat mensen het ook lezen.
  • Zet veel ‘praktische’ informatie op het intranet. Informatie die medewerkers vaak nodig hebben. Bijvoorbeeld de adressen en routebeschrijvingen van klanten of andere bedrijfspanden, het menu van de kantine of de agenda van de manager.
  • Plaats veel informatie op het intranet die voorheen moeilijk en op zeer verschillende plaatsen te bereiken was. Denk hierbij aan handboeken en notulen.
  • Vraag u steeds af of intranet wel het juiste medium is om bepaalde informatie te verspreiden. Persoonlijke gesprekken blijven nodig. En, omdat iedereen vaak al de hele dag achter de computer zit, vindt men het ook wel eens prettig iets uit de mond van iemand te horen of gewoon op papier te lezen.
  • Als intranet vooral wordt ingezet ter vervanging van bestaande middelen, zorg er dan voor dat al die andere middelen ook echt verdwijnen.
  • Maak een goede startpagina met duidelijke ingangen naar verschillende typen informatie. Bijvoorbeeld een ingang met werkprocessen, met afdelingsnieuws, personeelszaken.
  • Zorg voor een eenduidige vormgeving en structurering. Iedere afdelings- of projectpagina moet bijvoorbeeld op dezelfde manier zijn opgezet, zodat de beschikbare informatie op dezelfde manier ontsloten wordt.
  • Plaats iets leuks op het intranet. Bijvoorbeeld de lengte van de rij bij de kantine, een enquête waar men direct de uitleg krijgt of een wekelijkse column van het hoofd van de afdeling.
  • Zijn uw collega’s nu nog niet gemotiveerd, dan kunt u proberen om de computers bij iedereen op te laten starten met de nieuwspagina van het intranet.

Bron: www.hvds.nl

interwerk

Interwerk

 

De activiteiten van Interwerk zijn: advies,detachering en training. Interwerk is de partner voor het professionaliseren van de gemeentelijke organisatie.

DVB MEDIA heeft de opdracht gekregen het nieuwe SharePoint intranet in te richten inclusief een maatwerk tijdschrijfapplicatie (Microsoft .Net) voor het online bijhouden en insturen van gewerkte uren (weekstaten en urenstaten).

Daarnaast zijn er ook diverse koppelingen gemaakt met CRM-tools en ERP-software.

   

Zie ook onze websites:
http://intranet.pagina.nl
www.kennisdelen.com

Portfolio Items